Privacy Policy

maart 2026 - versie 1.0

​

Wij respecteren jouw privacy. We houden ons aan de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit betekent dat wij:

• Duidelijk en transparant zijn over de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken;

• We de persoonsgegevens die we opslaan beperken tot die gegevens die we nodig hebben voor onze doeleinden;

• Jouw toestemming (zie elders in dit privacy statement voor een nadere toelichting ten aanzien van toestemming en de intrekking daarvan) vragen als we die nodig hebben;

• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen en dat ook verlangen van partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

​

Organisatie: Your Health Huddle IE

Gevestigd: Nino da ilia nakashidze street 1, 0108 Tbilisi, Georgia

EU-Vertegenwoordiger: YHH Technology BV i.o. 

Adres EU-vertegenwoordiger: Steenstraat 156 5521 KX Eersel

E-mail privacyvragen: support@yourhealthhuddle.com

​

1: Wie zijn wij?

Your Health Huddle IE (hierna: YHH) is een softwarebedrijf dat een SaaS-platform aanbiedt voor praktijkmanagement aan therapeuten en coaches en andere gebruikers, voornamelijk actief in Nederland en België. YHH is geregistreerd in Georgië. Omdat wij diensten aanbieden aan personen in de Europese Unie, zijn de Europese privacyregels (AVG/GDPR) volledig op ons van toepassing.

 

Onze EU-vertegenwoordiger, zoals vereist op grond van Artikel 27 AVG, is:

Naam: YHH Technology BV i.o.

Adres: Steenstraat 156 5521 KX Eersel

E-mail: admin@yourhealthhuddel.com

 

Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten kun je contact opnemen met onze EU-vertegenwoordiger of direct via support@yourhealthhuddle.com​

​

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor twee groepen:

• Therapeuten, coaches en andere gebruikers die een YHH-account aanmaken of abonnement afsluiten (hierna: Gebruikers). Wij zijn voor deze gegevens de verwerkingsverantwoordelijke.

• Cliënten van therapeuten en coaches die het YHH-platform gebruiken (hierna: Cliënten). Voor deze gegevens treden wij op als verwerker namens de betreffende therapeut of coach en andere gebruikers.​

​

3. Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Gegevens van gebruikers (therapeuten/coaches/zorgverleners en/of andere gebruikers)

• Naam en e-mailadres (zakelijk)

• Praktijknaam en contactgegevens

• Facturatiegegevens (verwerkt via Stripe)

• Gebruiksdata en loggegevens

• Communicatie via ons platform of e-mail

• ​Reclame

​

3.2 Gegevens van cliënten (verwerkt namens therapeuten of andere gebruikers)

• Sessieaantekeningen en dossierdata, zoals ingevoerd door de Gebruiker

• Opnames van gesprekken (uitsluitend na expliciete toestemming van de cliënt)

• Gepseudonimiseerde behandeluitkomsten (uitsluitend na expliciete toestemming van de cliënt, voor het genereren van reviews en marketingmateriaal)

• Testen. Voor optimaal gebruik van de YouR Health Huddle testen dien je je te registreren. Je moet daarvoor informatie opgeven over jezelf. Tot de gevraagde persoonsgegevens behoren ook gezondheidsgegevens. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen in onze database en worden uitsluitend gebruik voor uitvoering van de gevraagde testen en behandelplannen die je via een therapeut volgt of gaat volgen. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we voor algemene onderzoeksdoeleinden.

  • We gebruiken: 

  • Jouw e-mailadres

  • Voornaam

  • Gezondheid gerelateerde informatie

Dit doen wij op basis van jouw toestemming. De informatie wordt bewaard totdat je besluit het account op te heffen. 

• Nieuwsbrieven. Als je daarvoor toestemming geeft, word je toegevoegd aan de lijst met abonnees voor de nieuwsbrief. In de nieuwsbrief delen we nieuwtjes, tips en informatie over de producten, diensten en educatie van de Therapeut, YHH en aan haar gelinieerde bv’s en werknamen. Voor de verzending van de nieuwsbrief verwerken we:

  • Jouw e-mailadres

  • Voornaam

De informatie wordt bewaard totdat je het abonnement op de nieuwsbrief opzegt. Dat kan op ieder moment.

• Afhandelen bestellingen. Wanneer je via de YHH een bestelling plaatst, gebruiken we jouw persoonsgegevens om de bestelling te kunnen verwerken en uitleveren. We verstrekken je persoonsgegevens aan de bezorgdienst om de bestelling bij jou te kunnen bezorgen. Van jouw bank of creditcardmaatschappij ontvangen we informatie over jouw betaling. Hiervoor gebruiken we jouw:

  • Naw gegevens

  • Factuuradres (indien afwijkend van naw gegevens)

  • E-mailadres

  • Betalingsgegevens

Deze gegevens verwerken we vanwege het contract dat we met je sluiten. We bewaren die informatie in ieder geval totdat jouw bestelling is afgerond. Informatie die we in verband met fiscale regels langer moeten bewaren, worden langer bewaard.

• Reclame. Als we nieuwe producten, diensten of educatie mogelijkheden hebben of wellicht een aanbieding die voor jou interessant is, willen we die graag bij je onder de aandacht brengen. Dat doen we per e-mail. Daarvoor verwerken we jouw:

  • E-mailadres

  • Voornaam

Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Je kunt ook in je account aangeven dat je geen reclame wenst te ontvangen.

​

Verstrekking aan derden

YHH verstrekt de testuitslagen, inclusief de door jou gegeven antwoorden (derhalve ook de gezondheidsgegevens), aan jouw Therapeut, coach, zorgverlener of andere grbruiker.  En aan de partijen die we nodig hebben om de dienst aan jou te kunnen leveren (hostingprovider, mailserver, payment service provider). Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden. Dit is alleen anders wanneer de wet ons tot het verstrekken van persoonsgegevens verplicht.

Verwerking van de persoonsgegevens geschiedt in beginsel uitsluitend binnen de Europese Unie. In voorkomende gevallen (vanwege ondersteuningsdoeleinden of operationele redenen) kan doorgifte naar de Verenigde Staten van Amerika nodig zijn, maar dat geschiedt alleen indien en voor zover de betreffende Verwerker is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en/of wanneer passende waarborgen zijn getroffen om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

In de YHH  zijn social media buttons opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten jouw persoonsgegevens. 

Jouw Therapeut (of andere gebruikers), verwerkt mogelijk ook nog andere persoonsgegevens van jou dan die op basis van dit privacy statement. Vraag jouw Therapeut om zijn/haar privacy statement voor zover je dat nog niet hebt ontvangen. Dit privacy statement gaat alleen over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de YHH. 

​

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

4.1 Gebruikers (therapeuten/coaches)

• Het aanbieden en verbeteren van ons platform

• Facturatie en abonnementsbeheer via Paddle

• Klantenservice en communicatie

• Wettelijke verplichtingen

 

4.2 Cliënten (namens therapeuten)

• Ondersteuning van de therapeut bij dossiervoering en praktijkmanagement

• Bewaren van gespreksopnames voor terugluisteren en dossiervorming (alleen met expliciete toestemming)

• Analyse van behandeluitkomsten en genereren van reviews (alleen met expliciete toestemming)

 

5. Op welke grondslag verwerken wij?

Uitvoering overeenkomst:Gebruikersgegevens ten behoeve van het leveren van de dienst

Wettelijke verplichting: Fiscale bewaarplicht, meldplicht datalekken

Gerechtvaardigd belang: Verbetering van de dienst, beveiliging

Toestemming: Opnames van gesprekken; AI-analyse van behandeldata; marketing

 

Toestemming is te allen tijde intrekbaar. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht maar beëindigt verdere verwerking direct.

​

6. AI en geautomatiseerde verwerking

YHH maakt gebruik van AI-technologie voor de volgende doeleinden:

 

6.1 Samenvatting van gesprekken

Met expliciete toestemming van de cliënt kunnen gesprekken worden opgenomen en via AI worden samengevat. De ruwe opname wordt maximaal 24 uur bewaard en daarna verwijderd.

 

6.2 Analyse van behandeluitkomsten

Met expliciete toestemming van de cliënt worden gepseudonimiseerde behandeluitkomsten geanalyseerd. De AI geeft geen behandeladviezen en doet geen medische claims. De analyse dient uitsluitend om de Gebruiker te helpen zijn of haar werkzaamheid te documenteren en te communiceren.

 

6.3 Welke partijen zijn betrokken bij de verwerking?

YHH maakt gebruik van OpenAI via de Microsoft Azure-omgeving. Gegevens worden opgeslagen binnen de EU. Met OpenAI is een Data Processing Agreement inclusief EU Standard Contractual Clauses afgesloten.

 

7. Jouw rechten

Voor vragen over welke persoonsgegevens we van jou verwerken, kun je altijd contact opnemen met jouw Therapeut of met YHH. YHH beheert het contactpunt dat is ingesteld op grond van de tussen YHH en jouw Therapeut gemaakte afspraken in het kader van de software. De contactgegevens van het contactpunt staan hieronder.

Hieronder vermelden wij de rechten die je als betrokkene hebt. Daar staat ook vermeld dat je je toestemming mag intrekken. Voor wat betreft die toestemming is belangrijk dat je die uitdrukkelijk en ondubbelzinnig geeft. Zonder jouw toestemming mogen wij jouw gezondheidsgegevens niet verwerken en kunnen we de testen niet uitvoeren. Je ontvangt dan ook geen uitslag. Wanneer je alleen testen laat uitvoeren en je geeft ons toestemming om je gezondheidsgegevens te verwerken, dan verwijderen wij alle persoonsgegevens zodra je je toestemming intrekt. Indien en voor zover je ook producten hebt besteld of andere betaalde diensten hebt afgenomen via de YHH, dan zijn we op grond van wettelijke (fiscale) regels verplicht om jouw NAW gegevens en factuurgegevens gedurende 7 jaar te bewaren, ook wanneer je je toestemming intrekt. Die gegevens verwerken we immers ter uitvoering van een gesloten overeenkomst en niet op basis van jouw toestemming. Persoonsgegevens die uitsluitend worden verwerkt op basis van jouw toestemming worden verwijderd wanneer jij je toestemming intrekt.

 

Als betrokkene heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage in jouw persoonsgegevens (Art. 15 AVG)

• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens (Art. 16 AVG)

• Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') (Art. 17 AVG)

• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG)

• Recht op dataportabiliteit (Art. 20 AVG)

• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG)

• Recht om toestemming in te trekken (Art. 7 lid 3 AVG)

 

Als je verzoeken doet, zullen we altijd verifiëren dat we de juiste persoon voor hebben. We kunnen van je verlangen dat je je identiteit aantoont. Verzoeken worden in principe binnen 1 maand beantwoord. Als dat niet lukt, dan kan die termijn worden verlengd, maar daar zullen we je dan tijdig van op de hoogte stellen.

Het staat je vrij om je te wenden tot een van de beide verwerkingsverantwoordelijken met vragen en/of verzoeken over de verwerking van persoonsgegevens. Onderling zullen YHH en de Therapeut afstemmen wie de vraag en/of het verzoek in behandeling neemt. Daar word je over geïnformeerd. 

YHH en jouw Therapeut (of andere gebruiker),  hebben onderling afspraken gemaakt over de verwerking van de persoonsgegevens, de opvolging van verzoeken en de afhandeling van klachten. Een zakelijke weergave van de in dat kader gemaakte afspraken is op verzoek beschikbaar.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact op te nemen via support@yourhealthhuddle.com of via onze EU-vertegenwoordiger. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

 

8. Beveiliging

YHH treft passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen. Denk aan versleuteling in opslag en transport, rolgebaseerde toegangscontrole en regelmatige beveiligingsbeoordelingen.

 

9. Bewaartermijnen

Gebruikersgegevens: Duur van de overeenkomst + 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

Cliëntdossiers: Conform instructie gebruiker; bij beëindiging verwijderd binnen 30 dagen

Gespreksopnames (ruw): Maximaal 24 uur, daarna verwijderd

AI-gegenereerde samenvattingen: Conform dossierretentiebeleid gebruiker

Toestemmingsregistraties: Bewaard voor de duur dat toestemming actief is + 5 jaar

 

10. Wijzigingen

We zijn de YouR Health Huddle voortdurend aan het verbeteren. Als de YHH software wijzigt, kan het zijn dat ook de privacyverklaring verandert. Houd daarom goed in de gaten of er nieuwe versies zijn. De meest recente privacyverklaring is steeds van toepassing. Als we wijzigingen doorvoeren, doen we ons best om je daarvan op de hoogte te stellen.

 

Cookies

We maken in de YHH praktijksoftware en website gebruik van cookies. Dat zijn kleine bestandjes waarmee we informatie kunnen opslaan, zodat je die niet steeds hoeft in te vullen. Maar wij kunnen er ook mee zien dat je ons weer bezoekt. Cookies kunnen uitgeschakeld of geblockt worden, maar het is goed mogelijk dat de YHH praktijksoftware dan niet meer goed werkt. De cookies worden geplaatst en gebruikt uitsluitend door YHH. YHH geldt als de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met de cookies. Op de pagina’s waar je de testen doet plaatsen we géén cookies!

 

​

Contactgegevens Contactpunt

Als je contact met ons wilt opnemen, kan dat via:

YouR Health Huddle

E-mail: support@yourhealthhuddle.com

Identification number: 304800400

​

Policy

YouR Health Huddle