Privacy Policy

PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING YOUR HEALTH HUDDLE

Mei 2026 - versie 1.0

Wij respecteren jouw privacy en houden ons aan de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit betekent dat wij:

Duidelijk en transparant zijn over de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens gebruiken.
De persoonsgegevens die we opslaan beperken tot die gegevens die we nodig hebben voor onze doeleinden.
Jouw toestemming vragen als we die nodig hebben, en die toestemming te allen tijde intrekbaar houden.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen en dat ook verlangen van partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

Organisatie: Your Health Huddle IE (Individual Entrepreneur, Georgië, nr. 304800400)

Gevestigd: Nino da ilia nakashidze street 1, 0108 Tbilisi, Georgia

EU-Vertegenwoordiger: YHH Technology BV i.o.

Adres EU-vertegenwoordiger: Steenstraat 156, 5521 KX Eersel, Nederland

E-mail privacyvragen: support@yourhealthhuddle.com

Websites: www.yourhealthhuddle.com – www.yoursprints.com

1) Wie zijn wij?

Your Health Huddle IE (hierna: YHH) is een softwarebedrijf dat SaaS-platforms en SAAS-praktijksoftware aanbiedt: een praktijkmanagementplatform op www.yourhealthhuddle.com voor therapeuten, coaches en andere dienstverleners, en een educatieplatform YourSprints op www.yoursprints.com, waarop coaches, therapeuten en kennisondernemers sprints kunnen bouwen en aanbieden aan hun doelgroep.

YouR Health Huddle is geregistreerd in Georgië. Omdat wij diensten aanbieden aan personen en bedrijven in de Europese Unie, zijn de Europese privacyregels (AVG/GDPR) volledig op ons van toepassing.

Onze EU-vertegenwoordiger conform Artikel 27 AVG is YHH Technology, Steenstraat 156, 5521 KX Eersel, Nederland. Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten kun je contact opnemen via support@yourhealthhuddle.com.

2) Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor drie groepen:

Gebruikers: therapeuten, coaches, kennisondernemers en andere professionals die een account aanmaken op yourhealthhuddle.com of yoursprints.com. Voor hun gegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
Cliënten van Gebruikers: de personen die door Gebruikers worden begeleid via het praktijkmanagementplatform. Voor deze gegevens treden wij op als verwerker namens de betreffende Gebruiker.
Deelnemers: de personen die via yoursprints.com een sprint volgen die is gepubliceerd door een Gebruiker. Voor de basisregistratiegegevens die nodig zijn voor het functioneren van het Educatieplatform zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor inhoudelijke voortgangsgegevens treden wij op als verwerker namens de Gebruiker die de sprint heeft gepubliceerd.

3) Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Website en contact yourhealthhuddle.com – yoursprints.com

Als je ons e-mailt of een contactformulier via de website invult, verwerken we:

naam (of nickname),
bedrijfsnaam,
e-mailadres,
berichtinhoud,
telefoonnummer,
technische gegevens (zoals IP-adres/logs) voor beveiliging.

Doel: vragen beantwoorden, support leveren, misbruik voorkomen.

3.2 Gegevens van Gebruikers

Van Gebruikers van yourhealthhuddle.com – yoursprints.com verwerken we:

Naam en e-mailadres (zakelijk)
Praktijknaam en contactgegevens
Facturatiegegevens (verwerkt via de betalingsdienstverlener)
Gebruiksdata en loggegevens
Communicatie via het platform of e-mail
Door de Gebruiker geüploade content ten behoeve van de sprint wizard (tijdelijk, wordt na verwerking verwijderd)

3.3 Gegevens van cliënten van Gebruikers (namens Gebruikers verwerkt)

Namens Gebruikers van yourhealthhuddle.com – yoursprints.com verwerken we:

Sessieaantekeningen en dossierdata, ingevoerd door de Gebruiker
Opnames van gesprekken (uitsluitend na expliciete toestemming van de cliënt)
Gepseudonimiseerde behandeluitkomsten (uitsluitend na expliciete toestemming van de cliënt)
Formuliergegevens. Voor optimaal gebruik van de YouR Health Huddle formulieren dien je je te registreren. Tot de gevraagde persoonsgegevens kunnen ook persoonlijke gegevens worden verwerkt. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen in onze database en worden uitsluitend gebruikt voor uitvoering van de gevraagde formulieren en/of behandelplannen die je via een therapeut ontvangt. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we voor algemene onderzoeksdoeleinden. Wij gebruiken:
- jouw e-mailadres
- voornaam
- geanonimiseerde gegevens

Dit doen wij op basis van jouw toestemming. De informatie wordt bewaard totdat je besluit het account op te heffen.

Nieuwsbrieven. Als je daarvoor toestemming geeft, word je toegevoegd aan de lijst met abonnees voor de nieuwsbrief van de betreffende Gebruiker. In de nieuwsbrief deelt de Gebruiker nieuwtjes, tips en informatie over zijn of haar producten, diensten en educatie. Voor de verzending verwerken we:
- jouw e-mailadres
- voornaam

De informatie wordt bewaard totdat je het abonnement opzegt. Dat kan op ieder moment.

Afhandelen bestellingen. Wanneer je via een Gebruiker een bestelling plaatst, gebruiken we jouw persoonsgegevens om de bestelling te kunnen verwerken en uitleveren. We verstrekken jouw persoonsgegevens aan de bezorgdienst om de bestelling bij jou te kunnen bezorgen. Van jouw bank of creditcardmaatschappij ontvangen we informatie over jouw betaling. Hiervoor gebruiken we:
- NAW-gegevens
- factuuradres (indien afwijkend van NAW-gegevens)
- e-mailadres
- betalingsgegevens

Deze gegevens verwerken we vanwege het contract dat we met je sluiten. We bewaren die informatie in ieder geval totdat jouw bestelling is afgerond. Informatie die we in verband met fiscale regels langer moeten bewaren, wordt langer bewaard.

3.4 Gegevens van Deelnemers aan sprints (eventueel namens Gebruikers verwerkt)

Als je deelneemt aan een sprint die mogelijk namens Gebruikers wordt ingezet, verwerken we:

Voornaam, achternaam en e-mailadres (verstrekt bij inschrijving op een sprint, noodzakelijk voor het aanmaken van een certificaat en voor dagelijkse stap-notificaties)
Voortgang per dag, gegeven beoordelingen op een schaal van 1 tot 10
Certificaatgegevens (naam, sprinttitel, datum)
Nieuwsbrieven. Als je daarvoor toestemming geeft, word je toegevoegd aan de lijst met abonnees voor de nieuwsbrief. In de nieuwsbrief delen we nieuwtjes, tips en informatie over de producten, diensten en educatie van de therapeut, YHH en aan haar gelieerde bv’s en werknamen. Voor de verzending verwerken we:
- jouw e-mailadres
- voornaam

De informatie wordt bewaard totdat je het abonnement opzegt. Dat kan op ieder moment.

Afhandelen bestellingen. Wanneer je via YHH een bestelling plaatst, gebruiken we jouw persoonsgegevens om de bestelling te kunnen verwerken en uitleveren. We verstrekken jouw persoonsgegevens aan de bezorgdienst om de bestelling bij jou te kunnen bezorgen. Van jouw bank of creditcardmaatschappij ontvangen we informatie over jouw betaling. Hiervoor gebruiken we:
- NAW-gegevens
- factuuradres (indien afwijkend van NAW-gegevens)
- e-mailadres
- betalingsgegevens

Reclame. Als we nieuwe producten, diensten of educatiemogelijkheden hebben, of wellicht een aanbieding die voor jou interessant is, willen we die graag bij je onder de aandacht brengen. Dat doen we per e-mail. Daarvoor verwerken we:
- jouw e-mailadres
- voornaam

Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Je kunt ook in je account aangeven dat je geen reclame wenst te ontvangen.

3.5 Online formulieren (namens Gebruikers verwerkt)

Als je een online formulier invult, kunnen we namens de Gebruiker verwerken:

naam (optioneel) en e-mailadres,
antwoorden op vragen
uitkomst/score,
metadata (bijv. tijdstip, versie van formulier).

Belangrijk: na het invullen krijg je soms een persoonlijk rapport met waardevolle aanvullende informatie. Soms word je (op basis van de uitslag) opgenomen in een funnel van de coach of therapeut die het formulier aanbiedt. Dat leggen we vooraf duidelijk uit en vragen we om expliciete toestemming.

3.6 Account in de app (cliënt en professional)

Afhankelijk van de functies die je gebruikt:

accountgegevens (naam, e-mail),
afspraken/agenda-items,
verslagen/notities,
plannen/acties/opvolging,
reviews/evaluaties (zie ook 3.9).

3.7 Betalingen en facturatie (via betaalprovider)

Voor betalingen kunnen worden verwerkt:

naam, e-mail,
factuurgegevens,
transactiegegevens,
betaalmethodegegevens (kaart/bank) worden doorgaans door de betaalprovider verwerkt.

3.8 Reviews met onderbouwing

Reviews in YouR Health Huddle kunnen (alleen als jij of jouw coach/therapeut dat zo instelt) worden onderbouwd met geanonimiseerde of geaggregeerde voortgangssignalen. Wij publiceren nooit herleidbare informatie in een review. Als volledige anonimisering niet mogelijk is, gebruiken we dit alleen met expliciete toestemming.

3.9 Opnames, AI-gespreksverslagen en AI-analyse (optioneel)

Als jouw coach of therapeut deze functie gebruikt, kan het zijn dat:

gesprekken worden opgenomen,
er een AI-gespreksverslag wordt gemaakt,
er een (geanonimiseerde) analyse wordt gemaakt voor inzicht en verbetering.

Dit gebeurt alleen als jij vooraf expliciet toestemming geeft en je kunt die toestemming altijd weer intrekken. Intrekken heeft geen terugwerkende kracht vanwege de wettelijke verplichting om gegevens te bewaren, maar we stoppen dan met toekomstige verwerking. Alle gegevens die niet wettelijk verplicht zijn om te bewaren, kunnen wel worden verwijderd bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens.

4) Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

4.1 Gebruikers

Het aanbieden, uitvoeren en verbeteren van de platforms en praktijksoftware
Facturatie en abonnementsbeheer
Klantenservice en communicatie
Naleving van wettelijke verplichtingen

4.2 Cliënten van Gebruikers (namens Gebruikers)

Ondersteuning van de Gebruiker bij dossiervoering en praktijkmanagement
Opname en samenvatting van gesprekken (alleen met expliciete toestemming)
Analyse van behandeluitkomsten en genereren van reviews (alleen met expliciete toestemming)

4.3 Deelnemers aan sprints

Toegang verlenen tot de sprint en voortgang bijhouden
Dagelijkse stap-notificaties per e-mail verzenden
Certificaat aanmaken na voltooiing van dag 7 en het geven van een beoordeling
De Sprintbouwer (Gebruiker) inzicht geven in de voortgang van zijn of haar Deelnemers

5) Op welke grondslag verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): voor de verwerking die noodzakelijk is voor de dienstverlening aan Gebruikers en Deelnemers.
Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG; Art. 9 lid 2 sub a AVG): voor opnames van gesprekken, analyse van behandeldata en alle verwerkingen waarvoor expliciete toestemming is vereist. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): voor marketingcommunicatie aan bestaande klanten en voor beveiliging en fraudepreventie.
Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): voor fiscale bewaarplichten en meldingsverplichtingen.

6) Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

Subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, zoals onze hostingpartner, betalingsdienstverlener, e-mailprovider en AI-dienstverlener. Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten.
De betreffende Gebruiker: voor de gegevens van hun cliënten en Deelnemers.
Toezichthoudende autoriteiten: indien wettelijk vereist.

Wij verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden.

7) Doorgifte buiten de EER

YouR Health Huddle is gevestigd in Georgië. Gegevensopslag en -verwerking vinden echter plaats binnen datacenters in de Europese Economische Ruimte. Doorgifte buiten de EER vindt uitsluitend plaats indien daarvoor een passende waarborg bestaat, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

8) Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. In grote lijnen:

Gegevens van Gebruikers: duur van de overeenkomst plus 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Gegevens van cliënten van Gebruikers: conform de instructie van de Gebruiker. Na beëindiging van het account worden deze gegevens binnen 30 dagen verwijderd.
Gespreksopnames (ruw): maximaal 24 uur, daarna verwijderd.
AI-gegenereerde samenvattingen: conform dossierretentiebeleid van de Gebruiker.
Toestemmingsregistraties: bewaard voor de duur dat toestemming actief is plus 5 jaar.
Gegevens van Deelnemers: zolang de Gebruiker actief is op het Educatieplatform. Na beëindiging van het account van de Gebruiker worden Deelnemersgegevens binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van certificaatgegevens die de Deelnemer zelf heeft gedownload.
Marketinggegevens: zolang toestemming geldig is of tot uitschrijving.

9) Jouw rechten

Als betrokkene heb je recht op:

inzage in persoonsgegevens die wij over je verwerken (Art. 15 AVG),
rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (Art. 16 AVG),
verwijdering (‘recht om vergeten te worden’) (Art. 17 AVG),
beperking van de verwerking (Art. 18 AVG),
dataportabiliteit (Art. 20 AVG),
bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (Art. 21 AVG),
toestemming intrekken (zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast) (Art. 7 lid 3 AVG).

Verzoeken kun je indienen via support@yourhealthhuddle.com. We kunnen je vragen jouw identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10) Beveiliging

YouR Health Huddle treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder TLS-versleuteling van gegevens in transport en opslag (AES-256), rolgebaseerde toegangscontrole, twee-factor-authenticatie voor medewerkers, regelmatige beveiligingsaudits en een incidentresponsbeleid. Bij een datalek dat gevolgen heeft voor jouw rechten en vrijheden, worden de betrokken personen zo spoedig mogelijk geïnformeerd conform de wettelijke vereisten.

11) Cookies

Wij maken gebruik van functionele cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de platforms, zoals inloggen, sessies, beveiliging en voorkeuren. Voor analytische cookies vragen wij vooraf jouw toestemming. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner of de instellingen van jouw browser.

Als we analytics- of marketingcookies gebruiken, vragen we daarvoor toestemming via een cookiebanner.

Let op: als je naar een betaalomgeving of embedded component gaat (bijv. via de betaalprovider), kan die partij ook cookies plaatsen.

12) Klacht

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de toezichthouder in jouw land. Voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

13) Wijzigingen

YouR Health Huddle behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Als deze verklaring wijzigt, plaatsen we een nieuwe versie op onze website. De meest recente versie is altijd van toepassing en beschikbaar op yourhealthhuddle.com en yoursprints.com.

Contactgegevens Contactpunt

Als je contact met ons wilt opnemen, kan dat via:

YouR Health Huddle

E-mail: support@yourhealthhuddle.com

Identification number: 304800400

Policy

YouR Health Huddle